Шпаргалка делопроизводителя
29.08.2018
Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.
Вещий сон Менделеева: Как шутка затмила собой правду
Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов .
1С 8.3 Видео самоучитель «от Настроек до Баланса» Бухгалтерия предприятия 3.0 Урок 2
Главные правила согласования документов:
Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства .
Виды согласования документов
Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.
Начальник финансового отдела
подпись А. Г. Резникова
24.04.2015
Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования . разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C. А. Красавин
31 декабря 2013 г.
или
СОГЛАСОВАНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75
На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.
Сроки согласования документов
Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.
На практике документы с пометкой «Срочно» , «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.
Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».
Замечания прилагаются
Начальник отдела информатизации
подпись Р. С. Баков
09.02.2016
Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.
Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>
