Как правильно составить список дел: 5 проверенных способов
23.08.2018
22 января 2018 г.
Мы расскажем вам о пяти проверенных способах, которые помогут вам составить эффективный план на день, не теряя драгоценных минут.
1 Ограничьте свой список дел
Один из самых, казалось бы, нелогичных, но при этом эффективных методов в планировании ежедневных задач, — метод ограничений!
Из всего списка своих дел выберите от 1 до 3 самых важных дел, которые вам действительно нужно выполнить. Обычно именно такие дела заставляют нас задерживаться на работе допоздна или работать вместо ужина.«Самые важные дела должны быть выполнены в первую очередь. Если вы их отложите на потом — то вы сами не заметите, как собьетесь со своего графика. Выполните их сразу — дальше все пойдет как по маслу!»
После того, как вы проанализировали самые важные дела, верно расставили приоритеты, можно вносить в свой план остальные задачи. Таким образом вы сэкономите массу времени, но при этом увеличите свою продуктивность.
Планируйте с вечера Ложитесь в постель уже с готовым планом на завтра. Зачастую люди долго не могут заснуть, обдумывая завтрашний день. Отсюда бессонница, недосыпание, плохое состояние и апатия. Чтобы избежать всего этого, составляйте список дел до того, как вы ложитесь спать. Этот способ также поможет вам быть собранными с утра, ведь у вас уже будет готовый план на день, и вы сможете приниматься за самые важные дела. Сосредоточьтесь на настоящем Зачастую мы стараемся внести в список дел не только задачи, которые следует выполнить сегодня или завтра, но и в ближайшем и даже дальнем будущем. Такие огромные списки могут внести беспорядок и беспокойство в повседневную жизнь, так как вы начнете концентрироваться абсолютно на всех делах. Выход есть! Составьте один большой список абсолютно всех дел, он послужит вам базой для ежедневного планирования. Выберите несколько задач из общего списка и перенесите их в список дел на завтра. У вас будет два списка: ежедневный список и основной список. Вам также не нужно будет тратить много времени на написание ежедневного списка, вы всегда с легкостью сможете скопировать дела из основного.2 Оценивайте свои результаты, а не затраченное время
Большинство людей, стараясь организовать свои дела, концентрируются не только на выполнении самих дел, но и на том, как сделать это в предельно сжатые временные сроки. Однако, такая система не работает, так как в итоге мы тратим еще больше времени, но при этом не выполняем наши дела должным образом.
Главное, что вы должны запомнить, — оценивайте свои результаты, а не время, которое вы потратили! Это позволит вам улучшить качество своей работы и при этом вы не будете корить себя за потраченное время.Не торопитесь выполнять большие проекты сразу. Структурируйте задания, разбивайте на части и выполняйте задания постепенно. Помните работу с текстом из школьных или университетских годов? Никто не учит целый текст целиком, гораздо удобнее разбить его на несколько частей. Используя данную методику, вы постоянно будете контролировать свою работу над проектом, и даже если вы потратите на это несколько дней, будете уверены в себе и в проделанной вами работе.
Хотите оценить свои результаты? Пишите список «выполненных дел». Большинство из нас даже не подозревает, как много дел мы выполняем ежедневно, даже не замечая этого. Запишите свои успехи, и вы получите самую лучшую мотивацию в мире!
3 Полезные привычки
Итак, список дел составлен, вы в прекрасном настроении и, казалось бы, никаких проблем быть не может, но вы никак не можете взяться за дело. Отвлекаетесь, медлите, ходите вокруг да около....
Все, что вам нужно сделать, — это помочь себе взяться за выполнение дел. Лучший способ сделать это — придумать ежедневные привычки, которые и будут вашими напоминаниями . Например, вы начинаете день с чашки кофе, читаете новости, едите свой завтрак, делаете растяжку, бегаете, а после этого принимаетесь за работу... Такая ежедневная рутина будет служить сигналом для выполнения важных дел. Несколько дней такой практики — и вы привыкнете к тому, что после йоги отвечаете на звонки, а после чашки кофе работаете за компьютером. Вам не нужно будет заставлять себя, напоминать, — это войдет в вашу привычку.
Этот же метод можно использоваться при планировании выходных дней . Таким образом вам будет легче влиться в трудовую неделю после отдыха.4 Найдите источники потери времени
В борьбе за большую продуктивность большинство людей ищут пути решения, которые приносят лишь краткосрочные результаты. Увы, даже если вы поменяете свои ежедневные дела, замените их более важными, не факт, что вы решите свою проблему. Один из ключевых способов улучшить качество своей жизни и научиться справляться со всеми задачами — это определить источник потери вашего времени. Для начала проанализируйте свое утро. На что вы тратите больше всего времени по утрам? На подбор гардероба? Но ведь это можно сделать с вечера. А как насчет дневного времени? Не слишком ли часто вы проверяете социальные сети в течение дня? Как только вы определитесь, на что уходит ваше время, вы сразу же поймете, в каком направлении вам двигаться и какие именно привычки вам следует изменить.
Однако это не значит, что вам придется отказаться от любимых дел. Признайтесь, мы ведь все любим немного расслабиться в течение дня. Как насчет того, чтобы совместить приятное с полезным? Большинство из нас предпочитает просматривать различные сайты по утрам. Почему бы не делать это, пока вы завтракаете или пьете чашечку кофе? Помимо этого, вы можете добавить на экспресс-панель список сайтов, которые вы посещаете каждый день. Это поможет вам сэкономить время в интернете.
5 Научитесь останавливаться
Это прозвучит странно, но умение остановиться и прекратить работу не менее важно, чем умение начать работу. Некоторые люди могут работать часами без перерыва и прекращают работу только когда на улице ночь. Хорошо ли это? На самом деле это привычка довольно негативная, так как именно такие действия приводят к тому, что с утра мы не может взяться за наши дела, оправдывая себя тем, что работали до ночи.
Есть несколько способов, которые помогут вам вовремя остановиться и переключиться на другую активность. Эти простые советы помогут вам улучшить вашу продуктивность.
«Лучше всего остановиться, пока все идет хорошо, и вы уверенны в завтрашнем дне. Если вы будете придерживаться этого принципа, у вас все будет получаться» — Эрнест Хемингуэй.
Остановитесь, пока у вас все получается Большинство писателей строго придерживаются этого принципа, более того, они утверждают, что если прекратить писать на половине предложения, то завтра будет намного легче начать с этого же предложения. Если вы будете постоянно писать и писать, то рано или поздно вы приблизитесь к той черте, где вам попросту нечего будет сказать. Если вы остановитесь вовремя, вы будете с нетерпением ждать, когда же вы сможете дальше приступить к своей работе. Вы сами будете поддерживать в себе мотивацию. Указывайте сроки исполнения Один из прекрасных способов организовать свой день — это установить сроки исполнения задач. Например, вы можете запланировать закончить свои дела до обеда или до вечера. Таким образом вы не только исполните задуманное, но и освободите место для отдыха. Здесь следует учитывать также и ваши биоритмы. Если вы сова, то не заставляйте себя делать все важные дела по утрам. Выберите часы своей наибольшей активности и продуктивности и старайтесь именно в это время делать все важные дела. Если вы работаете за ноутбуком, то есть простой способ ограничения времени — отсутствие зарядки! Низкий заряд батареи — хороший повод завершить дела вовремя. Стройте планы после работы Еще один хороший способ научиться останавливаться — это запланировать что-либо после работы. Не знаете, как вырваться на обед? Запланируйте встречу с друзьями в обеденное время. Не выходите из офиса раньше 8−9 часов, попробуйте назначить свидание на 7 часов вечера, пригласить друзей в гости или просто устроить семейный ужин. Такие простые привычки помогут вам сконцентрироваться на работе и послужат отличной мотивацией для того, чтобы быстрее все закончить. Также можно пообещать себе что-нибудь интересное или веселое, если вам удастся закончить пораньше. Поход по магазинам, интересное кино — все, что приносит вам удовольствие. Такие небольшие поощрения пойдут только на пользу. Научитесь отвлекаться от работы В вашем графике обязательно должны быть дела, которые помогут вам отвлечься и развеяться. Пройдитесь из офиса домой пешком, сделайте легкие упражнения или погуляйте перед сном. Такие простые занятия помогут вам очистить ваши мысли, расслабиться и приготовиться к новому дню. Хорошая практика записывать, как прошел ваш день. Таким образом вы проанализируете свои планы и действия, а также избавитесь от докучающих мыслей о работе.
