Смерть ежедневника. Как управлять временем?
23.08.2018
Коллеги предложили написать про ежедневники. Но сложно про них написать, не затронув большую тему управления временем. Особенно когда ты перестал пользоваться ежедневниками.
По-моему, еженедневники нужны только в одном случае: когда два человека открывают свои блокнотики и назначают время следующей встречи. Можно еще делать в них пометки во время совещаний, чтобы спикер видел, как вы его внимательно слушаете. Или рисовать (в деловых ежедневниках нужно специально выделить место для каракуль и несколько примеров еще добавить).
Оформление ежедневника | 16-22.07.18
Но использовать ежедневник, чтобы записывать в нем список рабочих дел на день — это провал. Постоянные переносы со дня на день, фиксирование внезапных срочных дел, в том числе дел на пять минут, перетасовка по времени — это сплошные огорчения, боль, депрессия.
Всякая душа вкусит смерть
Представляю себе человека, который открывает с утра свой красивый ежедневник, точнее не с утра, а накануне вечером (это не считая еженедельных и ежемесячных ревью). На следующий день он вычеркивает поочередно дела, а в финале ставит аккуратную галочку. И со спокойной совестью идет выполнять заранее спланированное дело из списка «радоваться жизни». Людей, которым действительно удается так жить, немного и, думаю, все они уже написали как минимум по одной книге по личному развитию.
Что если не ежедневник
«Уместность важнее последовательности», — цитата, с которой у меня началось знакомство с 37signals (авторы Rework и Remote ). Все, чем я пользуюсь, продиктовано моим образом работы (home-office) и жизни (там же), а значит подойдет немногим.
Итак, мои инструменты:
настенный календарь: это чудо-штука, чтобы что-то быстро прикинуть по времени + он висит прямо возле стола, так что я могу отмечать поездки, походы в театр и прочие события, особенно те, что с большим горизонтом планирования; гугл-календарь: главный инструмент для планирования встреч, хотя у меня их не так много, как у коллег, больше времени я делаю что-то руками (и многие мне наверняка завидуют). Кстати, вписывать в календарь план встречи — полезная штука (и дополнять его, если вспомнил, что хочешь еще что-то обсудить). Смотреть календари коллег — суперполезная штука, можно случайно узнать о вещах, которые для твоей работы очень важны. Еще мои коллеги бронируют время в календаре на выполнение конкретных задач, но у меня так не получается, часто прилетает что-то срочное или задача требует больше времени, чем кажется (так бывает с периодичностью всегда). А это значит переносить на другой день, а это, как я писала выше, суета, боль, депрессия. Исключение — регулярные дела, которые нужно делать раз в неделю или раз в месяц. Второе исключение — дела, жестко привязанные ко времени, например, проверить документы или кому-то что-то напомнить. блокнот для встреч: во время встреч, особенно по хэнгаутс, есть большой соблазн отвлечься, а блокнот и пометки помогают не терять нить беседы (даже если ты в ней не участвуешь), фиксировать побочные мысли, не говоря уж о том, что бывает полезно освежить договоренности, если не было протокола в почте. После встречи заметки разбираю: какую-то информацию переношу в гуглдоки, задачи на пять минут делаю сразу, остальные заношу в блокнот для задач;
С инструментами все, но это не значит, что вся работа ведется на бумаге, в рабочей команде может быть свой инструмент, например, trello, но свои задачи я все равно дублирую в блокнот.
Когда-то я увлекалась электронными списками дел, но все-таки по параметру минимального времени для доступа к списку, блокнот лидирует.
Списки
Когда-то Борис Гребенщеков в передаче «Школа злословия» признался, что любит составлять списки. При этом если брать красивую ручку и красивую бумагу, то твой список обречен, нужен огрызок листа/салфетки и карандаш. Полностью согласна: какой-нибудь черновик, у которого во всех углах уже что-нибудь написано, часть оторвана для жвачки, а остальная часть облита чаем, вот такой лист со списком проживет долго.
Мой блокнот для задач — обычная тетрадка в клетку на пружине, погрызанная и местами облитая кофе. Однажды у нотариуса увидела толстую разлинованную книжку для регистрации услуг и подумала: то, что надо, фиксируем все подряд с тупым постоянством. Расчертила блокнот на пять граф: дата возникновения задачи, область задачи (например, ГД — гуглдоки, ЭК — электрокниги, И — игры), описание, графа для метки (дедлайн или проконтролировать), дата готовности. Ставить метки и даты возникновения я стала достаточно давно, пару блокнотов назад. Даты дают чувство реальности — с какой интенсивностью у тебя накапливаются дела и когда ты реально их выполняешь.
В таблицу вношу только рабочие дела и только на нечетных страницах. На четных я перпендикулярно записываю домашние дела, домашние задания по английскому, веду различные списки (например, 10 книг, которые я сейчас читаю — это будет бонусом в конце статьи).
Думаю, мне удобнее вести общий список, а не прибивать задачи в календаре, потому что структурная прокрастинация наше все. Надо что-то сделать, но нет восклицательного знака? Займусь вычеркиванием другого дела из списка. Например, сейчас я пишу эту статью, а не ТЗ арт-директору. Вот завтра утром деваться уже будет некуда.
А теперь бонус, список книг июня, все их я читаю/слушаю одновременно, не считая последнюю. Каждый месяц я стараюсь прочитывать по десять книг и писать на них рецензии в своем фейсбуке. Иногда мне кажется, что быстрее прочитать книгу, чем написать на нее рецензию.
Обложка поста: pixabay
